Un contrôle DREAL ne consiste pas seulement à vérifier si les documents existent. Il peut aussi porter sur la manière dont l’entreprise organise et suit réellement son activité de transport.
Le périmètre du contrôle dépend de l’activité de l’entreprise et des vérifications réalisées par l’administration.
Ce guide donne des repères pratiques pour préparer son dossier. Il ne remplace pas les textes applicables ni l’analyse de la situation particulière de l’entreprise. Le fait de suivre ces conseils ne signifie pas qu’aucune anomalie ne pourra être relevée lors d’un contrôle.
Vérifiez que les informations déclarées correspondent toujours à la réalité
Commencez par comparer la situation réelle de l’entreprise avec les informations connues de l’administration : adresse, dirigeant, gestionnaire de transport, statut, activité ou encore parc de véhicules.
Les changements concernant l’entreprise doivent être déclarés lorsqu’ils modifient les informations figurant au registre des transporteurs.
Vérifiez également que les licences, copies conformes et autorisations détenues correspondent bien à l’activité réellement exercée.
Assurez-vous que les dossiers conducteurs et véhicules sont à jour
Pour les conducteurs, vérifiez que les permis, qualifications et formations nécessaires à l’activité sont valides.
Pour les véhicules, les documents utiles, les contrôles techniques et le suivi de l’entretien doivent pouvoir être retrouvés facilement.
Le bon réflexe n’est pas d’accumuler les documents, mais de pouvoir rapidement savoir ce qui est valide, ce qui arrive à échéance et ce qui nécessite une action.
Si votre activité est concernée, vérifiez les temps de conduite et les données tachygraphe
Les contrôles peuvent porter sur les temps de conduite, de repos et de travail ainsi que sur les données enregistrées par les tachygraphes.
Il est donc utile de vérifier que les données nécessaires sont disponibles, qu’il n’existe pas de périodes inexpliquées et que les éventuelles anomalies identifiées ont fait l’objet d’un suivi.
Gardez les documents liés aux transports faciles à retrouver
Selon l’activité, il peut être nécessaire de présenter les documents liés aux transports réalisés : lettres de voiture, documents liés à certaines opérations internationales ou autorisations particulières.
L’objectif est de pouvoir retrouver facilement les documents correspondant aux transports réalisés et de vérifier qu’ils sont cohérents avec l’activité de l’entreprise.
Le rôle du gestionnaire de transport doit être réel
Le gestionnaire de transport doit exercer effectivement et en permanence les missions liées à la gestion de l’activité de transport.
Celles-ci comprennent notamment la gestion de l’entretien des véhicules, la vérification des contrats et documents de transport, la comptabilité de base, l’affectation des chargements ou des services aux conducteurs et aux véhicules ainsi que la vérification des procédures en matière de sécurité.
Il n’existe pas un document unique permettant, à lui seul, de démontrer cette implication.
En pratique, le suivi réalisé doit pouvoir être retrouvé à travers les vérifications effectuées, les échanges avec le dirigeant, le suivi des échéances, les points signalés ou les comptes rendus lorsqu’ils sont utilisés.
Comment organiser son dossier simplement ?
Une organisation claire est généralement plus utile qu’un dossier compliqué constitué uniquement à l’approche d’un contrôle.
Le suivi peut être structuré autour de quelques ensembles simples : les informations de l’entreprise, les licences et autorisations, les véhicules, les conducteurs, les données de temps de conduite et de tachygraphe lorsqu’elles s’appliquent, ainsi que le suivi du gestionnaire de transport.
Pour chacun de ces ensembles, l’objectif reste le même : savoir si les informations sont à jour, connaître les prochaines échéances et pouvoir retrouver rapidement les documents utiles.
Le point essentiel
La préparation d’un contrôle ne consiste pas à essayer de constituer un dossier parfait quelques jours avant.
Le plus utile est d’avoir une organisation tenue dans le temps, cohérente avec l’activité réelle de l’entreprise et suffisamment claire pour retrouver les informations demandées.
Pour une entreprise faisant appel à un gestionnaire externe, le suivi doit également refléter l’exercice réel de cette fonction.
Note importante
Cet article présente des repères généraux à vocation pratique et pédagogique. Il ne constitue pas un avis juridique, ne couvre pas toutes les situations possibles et ne garantit pas l’issue d’un contrôle administratif.
Les obligations applicables dépendent notamment de l’activité, des véhicules, des transports réalisés et de la situation propre à chaque entreprise.
Sources :
