Une entreprise de transport peut être amenée à changer de gestionnaire pour différentes raisons : départ, fin de collaboration, changement d’organisation ou besoin d’un fonctionnement différent.
Le changement ne consiste pas seulement à désigner une nouvelle personne. Il faut aussi organiser la transition et mettre à jour la situation de l’entreprise auprès de l’administration.
Anticiper le changement lorsque c’est possible
Lorsque la date de départ du gestionnaire est connue, il est préférable de préparer la transition en amont.
Avant son départ, il est utile de faire le point sur les échéances en cours, les véhicules et conducteurs suivis, les documents disponibles et les éventuelles actions restant à réaliser.
Le nouveau gestionnaire peut ainsi reprendre une situation claire plutôt que reconstruire entièrement le suivi.
Lorsqu’un changement intervient plus rapidement, ce même état des lieux permet d’identifier les priorités dès le début de la nouvelle collaboration.
Déclarer le changement à la DREAL ou à la DRIEAT
Le changement ou le départ du gestionnaire de transport modifie les informations inscrites au registre des transporteurs.
Cette modification doit être déclarée à la DREAL compétente, ou à la DRIEAT pour une entreprise établie en Île-de-France. Les entreprises doivent signaler les changements affectant leur inscription dans un délai de 28 jours.
La démarche peut notamment être réalisée à partir du portail de démarches du ministère et du formulaire de modification d’inscription indiqué par la DREAL.
Il est préférable de ne pas attendre la fin de la transition pour s’intéresser à cette formalité.
Organiser la reprise du dossier
La transmission ne doit pas se limiter à récupérer un ensemble de documents.
Le nouveau gestionnaire doit pouvoir comprendre rapidement la situation de l’entreprise : flotte exploitée, conducteurs, principales échéances, documents de transport, suivi en cours et éventuels points nécessitant une action.
Un tableau de suivi, des dossiers organisés et un historique des principaux échanges facilitent cette reprise.
Si certains éléments manquent ou ne sont plus à jour, ils peuvent être identifiés au démarrage afin de définir les actions à prévoir.
Définir clairement le fonctionnement avec le nouveau gestionnaire
Le changement est aussi l’occasion de préciser dès le départ comment la fonction sera exercée.
Il est utile de définir quelles informations seront transmises au gestionnaire, à quel moment, comment les changements de véhicules ou de conducteurs seront signalés et comment les points nécessitant une action seront communiqués à l’entreprise.
Lorsque le gestionnaire est externe, ses responsabilités sont précisées dans le contrat conclu avec l’entreprise. La réglementation prévoit qu’il exerce pour le compte de celle-ci les tâches qui lui sont confiées.
Le point à retenir
Changer de gestionnaire de transport est possible. L’essentiel est d’éviter qu’un simple changement de nom dans le dossier administratif ne laisse de côté la reprise du suivi réel de l’activité.
Une transition préparée permet surtout au nouveau gestionnaire de savoir rapidement où en est l’entreprise, quelles sont les prochaines échéances et quels sujets nécessitent son attention.
Note importante
Cet article présente des repères généraux à vocation pratique et pédagogique. Il ne constitue pas un avis juridique et ne couvre pas toutes les situations possibles. Les démarches à effectuer et les délais applicables doivent être vérifiés en fonction de la situation de l’entreprise et auprès de l’administration compétente.
Sources :
