Un contrôle DREAL ne porte pas uniquement sur des documents. Il porte sur la cohérence de l'organisation.
5 points pouvant être vérifiés lors d’un contrôle :
1. Le gestionnaire de transport est-il réellement actif ?
La désignation formelle ne suffit pas. L'administration cherche des preuves d'intervention réelle : comptes rendus datés, échanges tracés, registres mis à jour régulièrement.
2. Les registres et documents réglementaires applicables sont-ils tenus ?
Registre du personnel de conduite, suivi des cartes conducteur, registre des véhicules, licences de transport, attestation de capacité professionnelle. Ces documents doivent être à jour et cohérents avec l'activité réelle.
3. Les échéances sont-elles anticipées ?
Visites techniques (VT), FCO (à renouveler tous les 5 ans), licences et autorisations.
4. L'organisation est-elle cohérente avec l'activité déclarée ?
Le nombre de véhicules, le type d'activité et les effectifs doivent être cohérents avec ce que les documents montrent.
5. Y a-t-il une traçabilité des décisions ?
Les actions correctives, les incidents, les changements d'organisation doivent pouvoir être retracés. Un historique, même simple, vaut bien plus qu'une affirmation.
Ce que cela implique pour l'entreprise
La préparation à un contrôle ne se limite pas aux jours précédant l'inspection. Elle repose généralement sur une organisation tenue dans la durée : registres à jour, suivi régulier de l'activité et éléments permettant de démontrer l'intervention du gestionnaire.
Ces exigences réglementaires supposent une organisation suivie dans le temps et des éléments de preuve traçables.
